آشنایی با استانداردسازی فرآیند

هنگامی که به پزشک مراجعه می کنید، تعدادی از فعالیت ها وجود دارد که باید قبل از انجام آن ها انجام شود. به عنوان مثال، شما به مطب پزشکی می رسید و منتظر می مانید تا منشی  پرونده پزشکی شما را بگیرد، سپس از شما بخواهد در اتاق انتظار بنشینید و منتظر بمانید تا پزشک با شما تماس بگیرد.

حال تصور کنید که نظمی در فعالیت ها وجود ندارد و هرکس آن طور که می خواهد عمل می کند. برخی از بیماران از راه می رسند و مستقیماً به اتاق انتظار می روند، برخی دیگر درب دکتر را می زنند و برخی ابتدا با منشی صحبت می کنند. آیا می توانید هرج و مرج را تصور کنید؟ دقیقاً برای از بین بردن موقعیت‌های پر هرج و مرج است که بهترین شیوه‌ها در مورد نحوه انجام فرآیندها (در مثال ما، فرآیند حضور در مطب پزشک) ایجاد می‌شوند. 

ما این بهترین شیوه ها را استانداردسازی فرآیند می نامیم .

استانداردسازی فرآیند چیست؟

استانداردسازی فرآیند، مجموعه ای از قوانین را توصیف می کند که کارکنان یک سازمان باید از آنها پیروی کنند تا بتوانند یک وظیفه معین را انجام دهند. هدف آن سازماندهی و استانداردسازی فرآیندهای کاری است.

این را در نظر بگیرید: راه های بهتر و بدتری برای انجام هر فعالیت در شرکت شما وجود دارد. بنابراین، هر فرآیند، کار یا رویه ای می تواند (و باید) استانداردسازی را اتخاذ کند، مانند پاسخ دادن به تلفن، استخدام کارمندان جدید، ثبت نام تامین کنندگان و غیره.

چرا فرآیندها را استاندارد کنیم؟

استانداردسازی فرآیندها به معنای حذف جایگزین های ناکارآمد و مستعد درگیری است. از طریق استانداردسازی است که فرد به دنبال بهترین راه برای انجام یک فعالیت میرود. برخی از مزایای به دست آمده عبارتند از:

• کاهش خطاها و تلفات
• توسعه فرهنگ آموزشی
• شفافیت بیشتر
• کاهش هزینه

استانداردسازی همچنین باعث می‌شود که فرآیند و طرف‌های مسئول آن، از ابتدا شناخته شوند و اطمینان حاصل شود که افراد درگیر درک بهتری از ورودی‌ها و خروجی‌های آن دارند. علاوه بر این، استانداردسازی فرآیندها یک مزیت رقابتی است زیرا شکست ها را حذف می کند، فرآیندهای داخلی را بهینه می کند و کیفیت محصولات و خدمات را بهبود می بخشد. برای درک بهتر اهمیت این موضوع به ادامه مطلب مراجعه کنید:

مزایای استانداردسازی فرآیند

شاید بارزترین مزیت استانداردسازی فرآیند این باشد که وضوح جریان فعالیت ها را بهبود می بخشد و پتانسیل ابهام و حدس و گمان را کاهش می دهد . استانداردسازی دقیقاً با تشریح مراحل و دستورالعمل‌ها برای انجام یک کار، زمان تلف شده کارکنان را در تلاش برای فهمیدن اینکه چه کاری باید انجام شود حذف می‌کند.

وقتی یک سازمان به استانداردسازی فرآیند اهمیت می دهد، به دنبال بهترین راه برای انجام یک فعالیت است. قابل درک است که آنها به دنبال کارایی هستند، به این معنی که استانداردسازی فرآیندها سطح بهره وری کارکنان را افزایش می دهد .

علاوه بر این، هنگامی که شرکت شما یک روش استاندارد برای انجام کارها دارد، برای کارکنان جدید آسان تر می شود که چگونه آنها را انجام دهند. از آنجایی که کار به روشی از پیش تعریف شده انجام می شود، استانداردسازی فرآیند به اطمینان از کیفیت کمک می کند، به خصوص که احتمال نادیده گرفتن جزئیات مهم را به حداقل می رساند .

در نظر داشته باشید که هر زمان استانداردی برای انجام فعالیت‌ها وجود داشته باشد، احتمال خطا کاهش می‌یابد و مشتریان هستند که از این امر راضی خواهند بود. به هر حال، یکی دیگر از مزایای استانداردسازی فرآیند، بهبود خدمات به مشتریان است . علاوه بر ایجاد فرآیندهای استاندارد برای صحبت با مشتریان و روش هایی برای متمرکز کردن اطلاعات، اگر سازمان شما مولدتر و کارآمدتر باشد، مشتریان شما نتایج را احساس خواهند کرد.

چگونه فرآیندها را استاندارد کنیم؟

ما درک می کنیم که استانداردسازی فرآیند چیست و چه مزایایی دارد. حالا وقت آن است که به تجارت بپردازیم. در زیر ما اقدامات گام به گام را برای شما فهرست کرده ایم تا بتوانید از امروز استانداردسازی فرآیندهای شرکت خود را شروع کنید.

۱. با تیم ها ارتباط برقرار کنید

شفافیت یک رکن اساسی در سازمان است و به همین دلیل، اولین قدم این است که هر رهبر باید تیم خود را جمع کند و استانداردسازی فرآیند را توضیح دهد و مزایای آن را نشان دهد. از آنجایی که کارکنان باید با تغییراتی در اجرای فعالیت ها دست و پنجه نرم کنند، باید به آنها توضیح داد که این تغییرات به آنها کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند و از اتلاف و دوباره کاری جلوگیری کنند.

۲. نقشه برداری فرآیند را انجام دهید

نقشه برداری، تمام مراحل، طرف های درگیر، اهداف، تصمیمات و جریان کلی یک فرآیند موجود را شناسایی می کند. این مرحله حیاتی در استانداردسازی فرآیند است زیرا با آن ورودی ها و خروجی ها، فعالیت های موجود، نحوه انجام آنها، ابزارها، افراد درگیر و هدف ارزیابی می شود. همچنین در این مرحله است که فرآیند طراحی یا بازطراحی می شود.

در موارد فرآیندهای موجود، مأموریت این است که به طور انتقادی به هر فرآیند نگاه کرده و تجزیه و تحلیل شود که آیا ناسازگاری یا افزونگی وجود دارد. اما نه تنها باید خطاها را در این مرحله رعایت کرد. همچنین در این مرحله بررسی فرصت های بهبود به منظور بهینه سازی نتایج فرآیند و شرکت بسیار مهم است.

برای اینکه بتوانید فرآیند را به طور کلی ببینید و آن را ترسیم کنید، ایجاد یک فلوچارت ضروری است. این را می توان به صورت دستی انجام داد، اما بهتر است از ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استفاده کنید . 

۳. فرآیندها را مستند کنید

پس از ترسیم فرآیندها، مستندسازی همه آنها ضروری است. ضرورت مستندات به این دلیل است که نحوه اجرای فرآیند در شرکت را توضیح می دهد. این برای آموزش کارکنان جدید بسیار مفید خواهد بود.

ما تأکید می کنیم که مستندات باید به عنوان یک راهنما عمل کند و برای کسانی که نیاز به تجزیه و تحلیل آن دارند، ساده و قابل درک باشد. ایده آل این است که از یک نماد گرافیکی استاندارد معروف مانند BPMN استفاده کنید.

۴. جلسات آموزشی برگزار کنید

کارمندان شما از تغییرات آگاه هستند. اکنون زمان آن است که به آنها نشان دهیم این تغییرات در عمل چگونه خواهند بود. جلسات آموزشی برگزار کنید و یک نمای کلی از فرآیند را معرفی کنید و اهمیت انجام به موقع کار هر فرد را نشان دهید.

ممکن است در اینجا مقداری مقاومت وجود داشته باشد زیرا تا کنون هیچ رویه ای وجود نداشته است. این طبیعی است و نکته مهم این است که همیشه پذیرای گفتگو باشیم. به زودی، همه به مزایای استانداردسازی فرآیند پی خواهند برد.

۵. مدام نظارت کنید

هنگام کار با فرآیندها، باید درک کنیم که آنها برای بهینه سازی و ساده سازی هستند. بنابراین همیشه مراقب باشید که آیا چیزی نیاز به بهبود دارد یا ناهماهنگی یا فرصت‌هایی برای بهبود وجود دارد.

همیشه مهم است که یک گفتگوی باز داشته باشید. طبیعی است که اصلاحاتی مطرح شود و این بسیار معتبر است. به یاد داشته باشید که فرآیندها در مورد بهبود مستمر هستند ، بنابراین همیشه آنها را نظارت کنید!

فرآیندها قرار است در عمل چگونه عمل کنند؟

دیدیم که چگونه یک فرآیند باید استاندارد شود. اکنون باید درک کنیم که این گردش کار در عمل چگونه کار خواهد کرد. فعالیت ها در یک فرآیند استاندارد، زنجیره ای از وظایف، با مسئولیت ها و ضرب الاجل های مشخص را دنبال می کنند.

بهترین کار این است که روی ابزاری حساب کنید که هم اجرای فرآیندها و هم کنترل آنها را انجام دهد. اینجاست که راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) وارد می شود. اساساً، BPM کل فرآیند را مدیریت می کند، مراحل را خودکار می کند و در نتیجه از دست دادن بهره وری را حذف می کند.

نتیجه

استانداردسازی فرآیندها، ایجاد استانداردها و معیارهایی است که کارکنان در یک سازمان باید از آنها پیروی کنند تا بتوانند یک وظیفه معین را انجام دهند. هدف آن افزایش بهره وری شرکت و در نتیجه افزایش سودآوری کسب و کار شما است.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.

 موفقیت شما، کسب و کار ماست