۷۸ درصد از رهبران کسب و کار بر این باورند که با پیاده سازی اتوماسیون کسب و کار، کارمندان می توانند تا ۶۰ ساعت در ماه را  صرفه جویی کنند و به امور مهم تر بپردازند.

فرآیندهای کسب و کار

فرآیندهای کسب و کار رگ حیات هر سازمانی هستند و فرآیندهای الکترونیکی کارآمد برای رقابت موفقیت آمیز در دنیای مدرن ضروری هستند. در دنیای امروز لازمه رشد و توسعه کسب و کارها و سازمانها همگام شدن با تکنولوژی روز دنیاست که این امر نیازمند زیر ساختهای نرم افزاری جهت سهولت و تسریع در روند کارها می باشد.

در سازمانهایی با تفکر استراتژیک، شاخص هایی تعریف می شود تا بدانیم هرلحظه کجای هدفمان قرار داریم و چقدر به هدف نزدیک هستیم بنابراین باید یک سری از داده های سازمان را جمع آوری کنیم و آنها را پردازش و تبدیل به اطلاعات و هوش سازمانی کنیم.

در این راه زیر ساخت های قابل برنامه ریزی، مانند نرم افزارهای مدیریت فرآیند های کسب و کار می تواند به شرکت ها کمک کند تا عملیات جاری سازمان را در راستای استراتژی سازمان و تکنولوژی آی تی هماهنگ کنند و در جهت بهبود بهره وری و بازگشت سرمایه تلاش نمایند.

در این زمینه پاسخ به این پرسش ها می تواند راهگشا باشد:

آیا سازمان شما مجموعه ای از نرم افزارهای کاربردی جزیره ای غیر مرتبط و غیر یکپارچه دارد که مشکلی از مجموعه شما را حل نمی کنند؟

آیا می توانید مشخص کنید چه کسی، چه بخشی و چه عواملی در تعیین اجرا، تصحیح یا بهینه سازی فرآیند های سازمان شما موثر هستند؟

آیا کاربران این فرآیند ها، چه در قالب کارکنان سازمان شما یا مشتریان محصولات و خدمات شما، امکان ردیابی مناسب، تعامل مؤثر و استفاده از مزایای این فرآیند ها را دارند؟

از همه مهم تر آیا فرآیند ها و نرم افزار های مرتبط به سادگی میتوانند وضعیت سازمان شما را نشان دهند؟

پاسخ به این پرسش ها،  مشخص کننده مشکلات سازمان در شناخت فرآیند ها است.

———————————————–

در این مقاله همه چیزهایی که باید در مورد اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار بدانید و اینکه چگونه می توانید آن را برای ساده سازی عملیات خود به کار ببرید، توضیح می دهیم.

اتوماسیون کسب و کار

به طور خلاصه، اتوماسیون کسب و کار(BPMS) به استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای دستی معمولی که هر روز در سازمان ها و کسب و کارها انجام می شود اشاره دارد. اتوماسیون کسب و کار تقریباً برای هر فرآیندی در شرکت شما قابل اعمال است.

زمینه های اصلی برای استقرار اتوماسیون کسب و کار عبارتند از:

اتوماسیون مالی، اداری و منابع انسانی

اتوماسیون فرایند های آموزش کارکنان

اتوماسیون تردد شامل حضور و غیاب پرسنل، مرخصی و ماموریت

اتوماسیون تولید و توسعه محصول

اتوماسیون تدارکات و تحویل

و …

اکنون اجازه دهید به برخی از مزایای خاص اتوماسیون کسب و کار نگاهی بیندازیم:

آیا تا به حال شده است که فرمی را با زحمت پر کنید سپس مطلع شوید که فرم اشتباه است یا بدتر از آن قدیمی است؟

یا شاید اشتباهی مرتکب شده اید و مجبور شده اید یک فرم جدید را دوباره شروع کنید زیرا فضای کافی برای اضافه کردن اطلاعات صحیح وجود ندارد؟

پردازش دستیِ آهسته و کار اصلاحی، نه تنها باعث تاخیر در عملیات می شود، بلکه بسیار پرهزینه است.

اتوماسیون کسب و کار چیست؟

اتوماسیون کسب و کار علاوه بر صرفه جویی در زمان، انرژی و دقت و کارایی، تاثیرگذارترین گزینه جهت پیشبرد اهداف یک سازمان به حساب می آید و بستری است که باعث انتقال اطلاعات و فرآیندهای جاری در یک سازمان با هدف جمع آوری داده ها و اطلاعات مورد نیاز برای رصد کردن لحظه ای روندهای کاری می شود و همچنین باعث می شود  فرآیند های تکراری در یک سازمان به صورت خودکار در روند اجرا قرار گیرند و کارمندان به جای کارهای روزمره و تکراری با مهارت کم، روی کارهای با ارزش بالاتر تمرکز کنند.

همچنین با وجود این سیستم، اسناد در زمان مناسب به شخص مناسب هدایت می‌شوند، اعلان‌ها و یادآوری‌ها و تأییدیه‌ها را سرعت می‌بخشد، و یکپارچه‌سازی و اعتبارسنجی ورود داده‌ها و نیاز به تصحیح خطاهای حاصل را کاهش می‌دهد و این خود نقطه عطفی برای بهبود روند یک سازمان به حساب می آید.

که در نتیجه، این موارد باعث ایجاد احساس رضایت در مشتری، افزایش اعتبار سازمانی و ایجاد روندِ روبه رشدِ مناسب و کاهش ریسک سازمانی می گردد. بر مبنای همین استدلال می توان گفت که پیاده سازی اتوماسیون کسب و کار در سازمانها، منجر به چابکی سازمان می گردد که به واسطه آن، سود سازمان افزایش می یابد.

از دیگر مزایای اتوماسیون کسب و کار 

استاندارد کردن رویه ها و کاهش خطاها:

استفاده از اتوماسیون کسب و کار برای خودکار کردن ورود داده ها نه تنها باعث پیشبرد روند کاری در یک سازمان میشود، بلکه نیمی از رهبران کسب و کار و کارمندان موافق هستند که این موضوع خطاها را نیز کاهش می دهد.

کاهش زمان و هزینه های نیروی کار:

از آنجایی که BPMS عملیات داخلی را تسریع می کند و از خطاهای پردازش جلوگیری می کند، کارمندان ساعات کمتری را صرف تصحیح اوراق و پیگیری تاییدیه ها خواهند نمود. بنابراین می توانید در نیروی انسانی صرفه جویی کنید.

در واقع، ۷۸ درصد از رهبران کسب و کار بر این باورند که با پیاده سازی اتوماسیون کسب و کار، کارمندان می توانند تا ۶۰ ساعت در ماه را  صرفه جویی کنند و به امور مهم تر بپردازند.

بهبود دید فرآیند:

به لطف جمع‌آوری داده‌ها، گزارش‌دهی و قابلیت‌های تجزیه و تحلیل بیشتر، اتوماسیون کسب و کار باعث افزایش دید می‌شود. دید و شفافیت بهبود یافته به این معنی است که همه افراد در شرکت می توانند ببینند چه چیزی کار می کند و چه چیزی کارایی کمتری دارد.  شناسایی اتلاف وقت و تنگناها، در تمام فرآیندهای تجاری مسیر شما را آسان تر می کند.

این بینش ها به شما این امکان را می دهد که فرآیندها را ساده تر کنید و تصمیمات استراتژیک آگاهانه تری بگیرید.

افزایش کارایی تیم:

راه حل های اتوماسیون تیم شما را کارآمدتر می کند. رهایی کارکنان ماهر از وظایف تکراری خسته کننده به آنها این امکان را می دهد تا توانایی های خود را بر روی کارهای سطح بالایی که برای آنها استخدام کرده اید متمرکز کنند.

این باعث افزایش بهره وری و افزایش رضایت شغلی می شود. اساتید می توانند بر تدریس، پزشکان بر روی بیماران، منابع انسانی بر پرورش استعدادها، برنامه نویسان بر روی کدنویسی و غیره تمرکز کنند.

به همین ترتیب، اتوماسیون کسب و کار با اطمینان از اینکه اهداف مدیریت فراموش  نمی شوند، روابط بهتری با همکاران و مشتریان فراهم می‌کند.

امکانات برای اتوماسیون فرآیند زیاد است، به خصوص اگر با شرکتی کار کنید که یکپارچه سازی سیستم ها را با فرآیندهای الکترونیکی از طریق API ارائه می دهد.

و در نهایت در نظر داشته باشید که سرعت کسب و کار مدرن روز به روز در حال افزایش است و تیم شما برای بقا و پیشرفت باید با آن همگام شود.