اتوماسیون اداری چیست و چگونه به سازمان‌ها کمک میکند؟

چنانچه مدیر یا کاربر یک مجموعه باشید حتما تابحال نام اتوماسیون اداری به گوش تان خورده است. چه بسا هم‌اکنون با این سیستم سروکار دارید، اما آیا بطور دقیق با مفهوم آن آشنا هستید؟ آیا از مزایا و کارکردهای آن باخبرید؟ آیا در مجموعه‌تان از اتوماسیون‌ اداری استفاده می‌کنید، اما هنوز کارکرد بخش‌های مختلف آن را نمی‌دانید؟

در این مقاله به این نکته می پردازیم که اتوماسیون اداری چیست و چه مشکلاتی را در سازمان‌ها رفع میکند.

چرا اتوماسیون اداری اهمیت دارد؟

۱. افزایش بهره‌وری

اتوماسیون اداری با کاهش وقت و انرژی مصرفی برای انجام وظایف روزمره، به افزایش بهره‌وری افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند. این اتفاق منجر به افزایش تعداد و کیفیت وظایف انجام شده و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

۲. صرفه‌جویی در هزینه‌ها

اتوماسیون اداری به کاهش هزینه‌های مرتبط با چاپ و تکثیر اسناد، ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد، نیروی انسانی و خطاهای انسانی کمک می‌کند. این مسائل باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان می‌شوند.

۳. افزایش دقت و دسترسی به اطلاعات

اتوماسیون اداری با کاهش ورود دستی داده‌ها به سیستم‌ها و اجازه دسترسی به اطلاعات به صورت آنلاین و به موقع، دقت در اطلاعات را افزایش می‌دهد و تصمیم‌گیری‌های بهتری را ممکن می‌سازد.

۴. افزایش سرعت عمل

سیستم‌های اتوماسیون اداری به سازمان‌ها امکان اجرای سریع‌تر واجبات اداری را می‌دهند. این به سرعت پاسخ به نیازهای مشتریان، تصمیم‌گیری‌های به موقع و مدیریت بهتر منابع کمک می‌کند.

۵. بهبود پایداری و امنیت

اتوماسیون اداری می‌تواند به محافظت بهتر از اطلاعات مهم و حفظ امنیت سیستم‌های اطلاعاتی کمک کند. این به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در مقابل تهدیدات امنیتی مختلف مقاوم‌تر باشند.

۶. افزایش انعطاف‌پذیری

اتوماسیون اداری به سازمان‌ها انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با تغییرات در محیط کسب‌وکار می‌دهد. زیرا سیستم‌های اتوماتیک قابلیت تطابق با نیازهای جدید و تغییرات درخواسته شده از سوی مشتریان و بازار  را به صورت کامل دارند.

۷. بهبود تجربه مشتری

اتوماسیون اداری می‌تواند به بهبود تجربه مشتریان از خدمات سازمان کمک کند. با این سامانه پاسخ‌دهی به درخواست‌ها و شکایات مشتریان به صورت سریع‌تر و دقیق‌تر ممکن می‌شود.

با توجه به این مزایا، اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و رقابتی‌تر در بازار عمل کنند.

اتوماسیون اداری چه کاربردهایی دارد؟

بازاریابی

اتوماسیون اداری می‌تواند به سادگی به سایر نرم افزارها متصل شود. شما با اتصال اتوماسیون اداری به نرم افزار CRM می‌توانید فعالیت‌های بازاریابی خود را با این سامانه به طور کامل مدیریت کنید و کمپین‌های خود را در شبکه‌های اجتماعی اجرا کنید.

مدیریت منابع انسانی

از جمله کاربردهای اصلی اتوماسیون اداری، مدیریت اطلاعات پرسنلی، استخدام و انتقالات کارکنان، مدیریت مرخصی و حقوق و دستمزد می‌باشد.

مدیریت اسناد (DMS)

اتوماسیون اسناد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد و فایل‌های مختلف را به صورت الکترونیکی مدیریت و دسترسی به آنها را بهبود بخشند.

مدیریت امور مالی و حسابداری

یکی از دیگر کاربردهای مهم اتوماسیون اداری است و به کمک این فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند عملیات مالی خود را بهبود بخشیده و به صورت دقیقتر و کارآمدتر اداره کنند و فعالیت‌هایی مانند ثبت و پردازش تراکنش‌های مالی، تولید گزارشات مالی، مدیریت بودجه و پیگیری و تحلیل هزینه‌ها را به طور ساده‌تر مدیریت کنند.

امکانات و ویژگی‌های اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری دارای مجموعه‌ای از امکانات و ویژگی‌های متنوع است که به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد و کارایی اداری خود را بهبود بخشند. در زیر، ویژگی‌ها و امکانات اتوماسیون اداری را مطرح می‌کنم:

مدیریت داده و اطلاعات

اتوماسیون اداری به سازمان‌ها امکان مدیریت و ذخیره اطلاعات مختلف را به صورت مرتب و سازمان‌یافته می‌دهد. این شامل اسناد، داده‌های مشتریان، اطلاعات پرسنلی و سایر داده‌های سازمانی است.

کارتابل الکترونیکی

کارتابل الکترونیکی به کارمندان اجازه می‌دهد تا وظایف و وظایف خود را بررسی کرده و مدیریت کنند. همچنین، این ویژگی به مدیران امکان پیگیری پروژه‌ها و فرآیندهای کاری را می‌دهد.

فرآیندهای کاری خودکار

با استفاده از اتوماسیون اداری، می‌توان فرآیندهای کاری را به صورت خودکار تعریف کرد و اجرا کرد. این فرآیندها می‌توانند شامل تصمیم‌گیری‌ها، ارسال اعلان‌ها، و انجام وظایف اداری باشند.

تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده

اتوماسیون اداری امکان تحلیل داده‌های مختلف را فراهم می‌کند و به کمک الگوریتم‌ها و مدل‌های مبتنی بر داده، تصمیم‌گیری‌های بهتری را ممکن می‌سازد.

امنیت داده

اتوماسیون اداری به اطلاعات حساس سازمان اهمیت زیادی می‌دهد و امکانات امنیتی برای محافظت از داده‌ها از جمله رمزنگاری اطلاعات و کنترل دسترسی فراهم می‌کند.

ارتباطات داخلی و خارجی

این سیستم‌ها به ایجاد و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می‌کنند، از جمله ارسال و دریافت ایمیل‌ها و پیام‌ها.

گزارش‌دهی

اتوماسیون اداری به تولید گزارشات متنوع و سفارشی برای ارائه اطلاعات به تصمیم‌گیران در سازمان کمک می‌کند.

تکمیل خودکار فرم‌ها و اسناد

این ویژگی به کارمندان امکان تکمیل خودکار فرم‌ها و اسناد را با استفاده از اطلاعات ذخیره شده در سیستم می‌دهد.

تفاوت اتوماسیون اداری با نرم افزار bpms

اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای BPMS (Business Process Management System) هر دو ابزار مهمی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستند، اما تفاوت‌های مهمی دارند. در ادامه به توضیح این تفاوت‌ها می‌پردازیم:

۱. محدوده کاربرد

   – اتوماسیون اداری (Office Automation): این نوع نرم‌افزارها معمولاً به اتوماسیون فرآیندهای اداری و اجرای وظایف روزمره کمک می‌کنند. این شامل مدیریت اسناد، ایمیل‌ها، تقویم‌ها، وظایف، اطلاعات تماس و سایر فعالیت‌های اداری است.

   – نرم‌افزار BPMS: این نرم‌افزارها برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار (معمولاً فرآیندهای عمده و اصلی) استفاده می‌شوند. آنها امکان ایجاد، مدیریت، اجرا و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار را فراهم می‌کنند.

۲. اهداف

   – اتوماسیون اداری عمدتاً به هدف افزایش کارایی و انجام بهتر و سریعتر وظایف اداری متمرکز است. معمولاً بر روی تسهیل انجام وظایف فردی تمرکز دارد.

   – نرم‌افزارهای BPMS به دنبال بهبود فرآیندهای کسب و کار به صورت جامع هستند. آنها اهدافی از قبیل کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت خدمات، بهبود زمانبندی فرآیندها و افزایش تعامل بین بخش‌های مختلف سازمان را دنبال می‌کنند.

۳. تعامل با فرآیندها

   – اتوماسیون اداری عمدتاً به تجهیز کارکنان با ابزارهایی برای انجام وظایف روزمره خود کمک می‌کند. این ابزارها معمولاً به صورت مجزا و مستقل عمل می‌کنند.

   – نرم‌افزارهای BPMS به صورت جامعتر به فرآیندهای کسب و کار نگاه می‌کنند و به تعامل میان عناصر مختلف در یک فرآیند و اتصال متقاطع فرآیندها تاکید دارند. آنها به سازمان اجازه می‌دهند تا فرآیندهای خود را بهبود داده و اصلاحاتی انجام دهند.

۴. امکانات

   – اتوماسیون اداری معمولاً از ویژگی‌هایی مانند مدیریت اسناد الکترونیکی، زمانبندی تقویم، مدیریت ایمیل و وظایف پشتیبانی می‌کند.

  – نرم‌افزارهای BPMS امکاناتی بیشتر از جمله طراحی و ایجاد فرآیندهای چند مرحله‌ای، جریان کاری، نظارت در زمان واقعی، گزارش‌دهی تحلیلی، اتصال به سیستم‌های خارجی (به عنوان مثال، سیستم‌های مالی یا مدیریت ارتباط با مشتری) و… دارند.

در کل، اتوماسیون اداری به بهبود انجام وظایف اداری کمک می‌کند، در حالی که نرم‌افزارهای BPMS به بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار به صورت سازمانی و جامع می‌پردازند.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

قیمت اتوماسیون اداری به عوامل زیادی مثل اندازه و پیچیدگی سازمان، ویژگی‌ها و امکانات، تعداد کاربران، نیازهای سازمان و . . . بستگی دارد و به همین دلایل قیمت نرم افزارهای اتوماسیون اداری در بازار بسیار متفاوت هستند.

 برای استعلام قیمت اتوماسیون اداری می‌توانید فرم درخواست دمو را تکمیل کرده تا همکاران ما با شما تماس بگیرند.

اتوماسیون اداری فرزین: همراهی قدرتمند در بهبود کارایی سازمان‌ها

از جمله سیستم‌های اتوماسیون اداری موجود، اتوماسیون اداری فرزین یکی از بهترین و قدرتمندترین راهکارها برای بهبود عملکرد سازمان‌ها می‌باشد. با استفاده از این سیستم قدرتمند، سازمان‌ها قادر خواهند بود تمامی فرآیندهای اداری خود را به صورت کاملاً خودکار و مدیریت شده اجرا کنند. از جمله ویژگی‌های برجسته اتوماسیون اداری فرزین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱. سفارشی‌سازی

اتوماسیون اداری فرزین به سازمان‌ها امکان می‌دهد سیستم را براساس نیازها و ساختار خاص خود سفارشی کنند. این امر منجر به سازگاری بیشتر و انطباق دقیق‌تر سیستم با فرآیندها و نیازهای سازمان می‌شود.

۲. گستردگی وسیع

اتوماسیون اداری فرزین پوشش گسترده‌ای از فرآیندهای اداری را شامل می‌شود، از جمله مدیریت سند، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت مشتریان و غیره. این سیستم یک راهکار جامع و کامل برای بهبود عملکرد سازمان در تمامی حوزه‌های اداری می‌باشد.

۳. قدرت و کارایی

اتوماسیون اداری فرزین با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته و قدرتمند، به سازمان‌ها امکان می‌دهد فرآیندها را به صورت کاملاً خودکار اجرا کرده و اطلاعات را به طور سریع و دقیق تحلیل کنند. این سیستم باعث بهبود کارایی، کاهش خطاها و افزایش اثربخشی سازمان‌ها می‌شود.

با استفاده از اتوماسیون اداری فرزین، سازمان‌ها قادر خواهند بود به صورت قابل محسوسی در بهبود کارایی و بهره‌وری خود پیشرفت کنند. این سیستم قدرتمند به سازمان‌ها امکان می‌دهد زمان و هزینه‌های مرتبط با فرآیندهای اداری را به حداقل برسانند و منابع را بهبود بخشند. همچنین، سازمان‌ها با استفاده از این سیستم، قادر خواهند بود ارتباطات داخلی را بهبود بخشند و به صورت سریع و مؤثر با همکاران در سازمان ارتباط برقرار کنند.

شما با خرید اتوماسیون اداری فرزین، تنها محصول نمی‌خرید. شما یک تیم پشتیبانی با تجربه را به تیمتان اضافه می‌کنید. تیم ما همواره آماده‌ است تا به همه سوالات شما به طور کامل پاسخ دهند.

اگر قصد خرید اتوماسیون اداری فرزین را دارید، می‌توانید از طریق لینک زیر درخواست دمو خود را ثبت کنید