اتوماسیون اداری چیست؟

چنانچه مدیر یا کاربر یک مجموعه باشید حتما تابحال نام اتوماسیون اداری به گوش تان خورده است. چه بسا هم‌اکنون با این سیستم سروکار دارید، اما آیا بطور دقیق با مفهوم آن آشنا هستید؟ آیا از مزایا و کارکردهای آن باخبرید؟ آیا در مجموعه‌تان از اتوماسیون‌ اداری استفاده می‌کنید، اما هنوز کارکرد بخش‌های مختلف آن را نمی‌دانید؟

در این مقاله به این نکته می پردازیم که اتوماسیون اداری چیست، چرایی بوجود آمدن آن و کارکرد آن را بررسی می‌کنیم.

اتوماسیون اداری یعنی چه و چرا بوجود آمده است ؟

اتوماسیون یک کلمه انگلیسی بمعنای خودکارسازی یا ماشینی شدن می‌باشد. گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمان‌ها و ادارات سبب بوجود آمدن اتوماسیون اداری شد. دفترهای حجیم اندیکاتور را به یاد آورید. دفترهایی که بعلت متفاوت بودن کاربران با چند دست خط متفاوت و گاها ناخوانا نوشته میشد. در برخی موارد اطلاعات بعد از چند سال به علت مستهلک شدن قابل دسترسی نبود. همین اطلاعات مهم در اثر یک جابجایی یا یک حادثه به‌ راحتی از بین میرفت. سازمان‌ها مجبور به صرف هزینه‌هایی برای نگهداری یا جابجایی و انتقال اطلاعات بودند.

صرفه‌جویی در سازمان با اتوماسیون اداری

آیا با حجم اطلاعات امروزی و سرعت گسترش فناوری اطلاعات و همچنین با فراگیر شدن ارتباطاتی از طریق ایمیل یا پیامک امکان ادامه کارها به طریق سنتی میسر است؟

اتوماسیون اداری در چنین فضایی به کمک ما آمد،‌ با استفاده کمتر از کاغذ هم کمک بزرگی به محیط زیست کرد و هم فضایی را که قبلا در اشغال زونکن‌ها و دفاتر بود به ادارات و سازمان‌ها بخشید. پیگیری مکانیزه داده‌ها و کارها، سرعت را در سازمان چند برابر کرد. هم‌اکنون با کمک اتوماسیون‌ها امکان جستجو حتی برای اسنادی که سالها از زمان ایجادشان گذشته است، به راحتی زدن یک کلید می باشد.

چرا سازمان الکترونیک فرزین

سازمان الکترونیک فرزین یکی از جامع ترین اتوماسیون های اداری می باشد که با بخش های ذیل تمامی نیاز های سازمان های کوچک و بزرگ را برآورده می نماید.

• گردش مکاتبات اداری

امکان ایجاد مدرک و ارسال به همکاران نسبت به سطوح دسترسی تعریف شده و امکان مشاهده و پیگری گردش های صورت گرفته

• دبیرخانه

امکان ثبت نامه های دریافتی از سازمان های بیرونی به طرق مختلف و ارسال نامه های صادره  به سازمان از طریق راه های ارتباطی گوناگون از قبیل ECE ، شبکه دولت، فکس و ….

• ماژول فرم ساز

با استفاده از این ماژول شما تمامی فرم های کاغذی سازمان را به راحتی به نسخی الکترونیکی تبدیل می نمایید.

• ماژول گزارش ساز

شما به راحتی با استفاده از گزارش ساز امکان ساخت گزارش های دلخواه از داده های سازمان الکترونیک خود را دارید حتی این ماژول امکان برقراری ارتباط با سایر پایگاه داده ها را دارد.

• ماژول فرآیند ساز

در برخی از گردش فرم ها، این امکان فراهم شده است که گردش به صورت سلیقه ای بین افراد اتفاق نیفتد و این گردش به صورت استاندارد و طبق نظر سازمان و بر اساس داده های وارد شده، و حتی نتیجه این داده ها از سایر سیستم های باشد. به عنوان مثال فرایند مرخصی که پس از تعیین تعداد روز مرخصی، امکان استعلام اتوماتیک مانده مرخصی از سامانه تردد و تعیین روال چرخش داخل سازمان را دارد.