اتوماسیون اداری

لوگو میراکام

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) – هر آنچه که باید بدانید

BPMS چیست؟

آنچه در این مقاله می‌خوانید

اگر می‌خواهید به موفقیت پایدار برسید، باید فرآیندهای حساب شده ای داشته باشید. فرایند های بهبود یافته باعث افزایش بهره وری شده، هزینه ها را کنترل می‌کنند و رضایت مشتری را افزایش می دهد..

در هر صنعتی، رقابت در حال افزایش است و تحمل بازار نسبت به اشتباهات کمتر شده است. به همین دلیل است که شرکت‌های بیشتری از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استقبال می‌کنند.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را طراحی، پیاده سازی، نظارت و بهینه سازی کنند. ارتباطات بین تیم ها را ساده می‌کند، ضایعات را حذف می‌کند و به طور قابل توجهی کارایی شرکت را بهبود می‌بخشد.

آیا می‌خواهید ارزش BPMS را برای شرکت تان بدانید؟ در اینجا همه چیزهایی است که باید در مورد سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار بدانید را آورده ایم.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

نرم افزار BPMS چیست؟ شاید این سوال خیلی از شما باشد. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک پلتفرم است که فرآیندهای کسب و کار تعریف شده را مدیریت و خودکار می‌کند. زیرساختی ایجاد می‌کند که چابکی شرکت را افزایش می‌دهد و کار را سریعتر و آسان تر می‌کند.

BPMS ابزاری ساده و شهودی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با شناسایی، مدل‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، فرآیندها را اجرا، مدیریت و بهبود بخشند. به شرکت ها اجازه می‌دهد تا داده ها را جمع آوری کرده و از آنها برای بهینه سازی فرآیندهای کلیدی استفاده کنند.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

BPMS چگونه کار می‌کند؟

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) در چهار مرحله کار می‌کند.

مرحله ۱- کاربران سازمان فرآیندهای خود را مستند می‌کنند و اقدامات مناسب و کارآمد را برای انجام وظایف تعیین می‌کنند.

مرحله ۲- آنها فرآیندها را به صورت نمودارهای جریان ترسیم می‌کنند و مجموعه ای از قوانین را برای مدل‌سازی فرآیند ایجاد می‌کنند.

مرحله ۳- آنها فرآیندها را با اجرای مدل های فرآیند کسب و کار و یکپارچه سازی با یکسری اقدامات اتوماسیون می کنند.

مرحله ۴- آنها می‌توانند فرآیندهای جدید را با نظارت بر آنها و اعمال تغییرات به منظور بهبود مستمر در به دست آوردن نتایج مطلوب کسب و کار بهبود بخشند.

ویژگی های کلیدی BPMS

۱. اتوماسیون گردش کار

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار دارای نرم‌افزار اتوماسیون داخلی هستند تا به کسب‌وکارها در تعریف، مدل سازی و خودکارسازی فرآیندها و گردش‌های کاری مشترک کمک کنند. آنها می‌توانند مسیرها و عملکردهای حیاتی را توسعه دهند و فرایند ها را اتوماسیون کرده تا با حداقل نظارت به کار خود ادامه دهند. این سیستم ها همچنین به کسب و کارها کمک می‌کنند تا به طور مداوم گلوگاه های فرآیند را نظارت، شناسایی و از بین ببرند.

۲. مدیریت داده ها

ابزارهای BPM دارای ویژگی های قوی و جامع مدیریت داده هستند زیرا سازمان ها حجم عظیمی از داده ها را تولید می‌کنند. آنها اطلاعات صحیح را جمع آوری می‌کنند و آن را به طور موثر مدیریت و تجزیه و تحلیل می‌کنند. کاربران می‌توانند عناصر داده و روابط بین موجودیت های داده را تعریف و حفظ کنند.

۳. مدل سازی گردش کار بصری

یک BPMS با یک رابط کاربر پسند به کاربران اجازه می‌دهد تا نقشه بصری گردش کار را بدون زحمت طراحی و ویرایش کنند. آنها می‌توانند نگاهی به اطلاعات مهم بیندازند و ببینند که کار در زمان واقعی چگونه پیش می‌رود. این سیستم همچنین به کاربران اجازه می‌دهد تا فرم ها و فرآیندهای وب را به راحتی مدل سازی کنند.

۴. تجزیه و تحلیل و گزارش

ابزارهای BPM تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند را ارائه می‌دهند. گزارش‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط هستند و داده‌هایی را درباره اقدامات، فرآیندها، وظایف و اعضای فرآیند فردی ارائه می‌دهند. گزارش ها و تجزیه و تحلیل‌ها به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیندهای موجود را بهبود بخشند، انتظارات مشتری را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیش‌بینی کنند و حاشیه سود کلی را افزایش دهند.

analytics

۵. یکپارچه سازی

یک سیستم نرم افزاری وظیفه ای تعداد کمی از فرآیندها را پوشش می دهد. به عنوان مثال، به دست آوردن یک مشتری جدید ممکن است شامل ارائه خدمات و دریافت پول باشد. بر خلاف یک سیستم نرم افزاری وظیفه ای، فناوری BPMS باید اجرای فرآیند را در سیستم‌های مختلف هماهنگ کند تا ضمن کاهش هزینه‌ها، کارایی، خدمات و تجربه مشتری را افزایش دهد. سیستم باید با نرم افزار CRM، پلتفرم های HRIS/HRM و پلتفرم های ERP یکپارچه شود. این اجازه می‌دهد تا فرآیندها به راحتی در آن سیستم ها شروع و تکمیل شوند.

مزایای BPMS

۱. کارایی و بهره وری را افزایش می‌دهد

یک نرم افزار BPMS برای شرکت هایی که تمایل به بهبود فرآیندهای تجاری دارند ضروری است. وظایف تکراری را حذف می‌کند، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و عملکرد شرکت را بهبود می‌دهد. همچنین درک و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می‌کند. با اتصال فرآیندها، داده های مفیدی را برای ذینفعان فراهم می‌کند تا گردش کار را از نزدیک دنبال کنند و منابع را در صورت نیاز تخصیص دهند.

۲. چابکی کسب و کار را بهبود می‌بخشد

با BPMS، سازمان ها می‌توانند فرآیندهای ترکیبی ایجاد کنند که چابکی را افزایش می‌دهد و به سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار می‌شود. این سیستم گردش کار را سفارشی می‌کند تا از سازگاری آنها اطمینان حاصل کند. پاسخگویی فرآیند کسب و کار را افزایش می‌دهد و بینش عمیق تری در مورد عملیات شرکت ارائه می‌دهد.

۳. هزینه ها را کاهش می‌دهد

کاهش هزینه ها هدف مهم هر سازمانی است. هزینه های عملیاتی کمتر به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر تبدیل می‌شود. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرآیندها را کنترل میکند و مطمئن می‌شود که آنها هیچ گام غیر ضروری یا اقدامات ناخواسته‌ای انجام نمی‌دهند. کیفیت محصول را بهبود می‌بخشد، گلوگاه های فرآیند را از بین می‌برد و ریسک شرکت را به حداقل می‌رساند و هزینه های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

کاهش هزینه ها

۴. سودآوری را افزایش می‌دهد

هنگامی که سازمان ها عملیات‌های ناکارآمد را حذف می‌کنند، سود بیشتری به دست می‌آورند. یک سیستم BPM تضمین می‌کند که فرآیندهای سازمانی مقرون به صرفه هستند. فرآیندهای موجود را بهبود می‌بخشد تا سازمان بتواند راه های بهتری برای انجام کارها پیدا کند. منابع شرکت عاقلانه تخصیص داده می‌شود و هیچ اتلافی وجود ندارد. با حذف گلوگاه‌ها، سیستم به طور قابل توجهی زمان چرخه محصول را تسریع می‌کند، زمان ورود به بازار را بهبود می‌بخشد و زمان تحویل محصول را کاهش می‌دهد و فروش و درآمد را افزایش می‌دهد.

۵. مطابقت با قوانین و دستورالعمل ها را تضمین می کند

سازمان ها باید با مقررات صنعت مطابقت داشته باشند و یک ابزار جامع BPM می‌تواند به شما کمک کند. انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. کاربران می‌توانند فرآیندها را بر روی یک پلتفرم مستند کنند و این امر امنیت را ارتقا می‌دهد. اجرای سیاست ها و کنترل های داخلی نیز آسان است. شرکتی که از سیستم BPM استفاده می‌کند ایمن‌تر، سازماندهی شده‌تر و قابل اعتمادتر است.

۶. دید را افزایش می‌دهد

هنگامی که فرآیندها استاندارد می‌شوند، خطر خطای انسانی کاهش می‌یابد. تجزیه و تحلیل های تعبیه شده BPMS به کاربران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرآیند می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا به سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی کنند. ابزارهای اتوماسیون سازی این پلتفرم، کارایی را افزایش می‌دهند و به کارمندان اجازه می‌دهند روی کارهایی که به تخصص و مداخلات انسانی نیاز دارد تمرکز کنند. یک دید واضح از فرآیندهای پایان به انتها، نظارت در زمان واقعی را امکان پذیر می‌کند و کارکنان را برای انجام بهتر وظایف انگیزه می‌دهد.

درخواست دمو نرم افزار bpms

نمونه هایی از BPMS

مدیریت فرآیند (BPM) به طور سیستماتیک گردش کار و فرآیندهای سازمان را بهبود و بهینه می‌کند. برخی از نمونه های فرآیند کسب و کار عبارتند از:

  • منابع انسانی
  • تدارکات
  • مالی، سرمایه گذاری
  • مدیریت استراتژیک
  • ورود و خروج کارکنان
  • درخواست های مشتری
  • بازاریابی و مدیریت سرنخ های فروش
  • مدیریت پروژه

چه کسی می‌تواند از BPMS استفاده کند؟

هر سازمانی – بزرگ یا کوچک – می‌تواند از BPMS برای خودکارسازی فرآیندها و ساده کردن عملیات استفاده کند. این یک ابزار برای شرکت هایی که به دنبال بهبود فرآیندهای کسب و کاری خود هستند ضروری است. سیستم های BPM را می‌توان برای پیاده سازی فرآیند کسب و کار، بهبود فرآیند و اتوماسیون فرآیند استفاده کرد.

چرا یک BPMS برای سازمان خود انتخاب کنید؟

در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند.

فرآیندهای دستی سنتی باعث می‌شوند صاحبان کسب‌وکار زمان را بکشند و پول را بر روی عناصر بیهوده کسب‌وکارشان بسوزانند. اینجا جایی است که BPMS نقش خود را نمایان می سازد.

پیاده سازی BPM Suite مزایای زیادی به همراه دارد، در حالی که مهمترین آنها به شرح زیر است:

۱. ارتباطات بین تیم ها را تقویت کنید

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، ارتباطات داخلی را تقویت می‌کند و عملکردهای متعددی را بین کارکنان در واحدهای تجاری مختلف هماهنگ می‌کند. این به کارمندان اجازه می‌دهد تا با فراهم کردن دسترسی به داده هایی که برای تکمیل وظایف نیاز دارند، به راحتی اطلاعات را در بین بخش ها به اشتراک بگذارند.

۲. ایجاد یک فرهنگ مشارکتی

ویژگی های مشترک تعبیه شده در BPMS باعث می شود سیلوهای بخش ها را حذف کنید و تصمیم گیری را سرعت بخشید. این سیستم همکاری داخلی بین کارمندان و خارجی – بین سازمان، سهامداران و مشتریان را افزایش می‌دهد.

۳. فرآیندها را اصلاح و ارتقا دهید

یک سیستم BPM خوب، انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است. به راحتی با نیازهای متغیر شرکت سازگار می‌شود. سازمان‌ها می‌توانند به سرعت ناکارآمدی‌ها یا تأخیرهای فرآیندی را شناسایی و آنها را اصلاح کنند. کاربران می‌توانند چالش های فرآیند را شناسایی کرده و از ابزارهای مناسب برای اعمال تغییرات و افزایش کارایی استفاده کنند.

BPMS به شما کمک می‌کند تا به سرعت تغییر کنید و تجربه بهتری را برای مشتری ارائه دهید بدون هیچ چالشی.

چگونه باید BPMS را ارزیابی کنید؟

پارمتر های زیادی برای انتخاب نرم افزار BPMS مناسب باید سنجیده شود. در اینجا چند متغیر وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید.

۱. سهولت استفاده

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باید یک رابط بصری داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت خود را تطبیق دهند. یک پلتفرم پیچیده می‌تواند به معنای تاخیر در کار باشد زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم افزار می‌کنند تا کار.

۲. بازده مورد انتظار سرمایه (ROI)

تعداد کاربرانی که BPMS می‌تواند در خود جای دهد، تعداد کل فرآیندها، ویژگی‌های آن و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بیابید. ROI را بر اساس هزینه لیسانس نرم افزار، صرفه جویی در هزینه خودکارسازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابع ذخیره شده تخمین بزنید.

۳. مسائلی که باید حل کنید

قبل از تصمیم گیری در مورد BPMS، به طور گسترده مشورت و تحقیق کنید. ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرآیندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط درد خود را مشخص کنید. مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین سیستم BPM را برای حل آنها انتخاب کنید.

۴. مقیاس پذیری بالا

ابزاری را بیابید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان افزایش مقیاس را بدهد. یک سیستم منعطف به شرکت شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشد و نیازهای امنیتی و استفاده شما را برآورده کند.

۵. Cloud در مقابل On-premise

نرم افزار Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می‌شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدای از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می‌گذارد. راه حل های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می‌شوند که هزینه کمتری را برای مشتری فراهم می‌کند.

نرم افزار داخلی بر روی یک سیستم خاص نصب می‌شود. مزیت اصلی در محل این است که تمام داده های یک شرکت به صورت داخلی ذخیره می‌شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده‌ها می‌دهد.

درخواست دمو نرم افزار bpms

مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS

موفقیت یک BPM به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی‌شود. در واقع از آنجا شروع می‌شود. با این حال، عامل اولیه‌ای که بر میزان موفقیت یک پروژه مدیریت فرآیند تأثیر می‌گذارد، پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

مرحله ۱: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

تیم باید شامل اعضایی از واحدهای مختلف سازمان باشد که همکارن خود را در واحد ها راهنمایی کنند. آنها باید برای استفاده از پلتفرم آموزش ببینند و درک عمیقی از آنچه پروژه مستلزم آن است داشته باشند.

مرحله ۲: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

معیارهای کلیدی برای اندازه گیری عبارتند از میانگین زمان هر فرآیند، زمان صرفه جویی شده در هر فرآیند خودکار، کاهش هزینه، بهره وری و اثربخشی فرآیند.

مرحله ۳: BPMS را مانند یک پروژه پیاده سازی کنید

محدوده پروژه را تعیین کنید، هزینه ها را مشخص کنید، مهلتی برای اجرا تعیین کنید و معیارهای موفقیت را فهرست کنید.

مرحله ۴: از یک پلتفرم BPM قابل تنظیم استفاده کنید

نه تنها برای افزایش کارایی، بلکه برای سفارشی کردن فرآیندهای خود برای حذف مراحل غیر ضروری.

مرحله ۵: چه سیستم هایی را نگه می دارید و چه سیستم هایی را ادغام می کنید.

تمام سیستم هایی را که شرکت شما از آن‌ها استفاده می‌کند، چه کسی و چگونه از آنها استفاده می‌کند، شناسایی کنید. درک کامل سیستم‌ها و داده‌های آن‌ها به شما کمک می‌کند تا تصمیمات دقیقی در مورد بهبود فرآیند بگیرید.

ویژگی های ضروری که هر سیستم BPM شایسته (BPMS) باید ارائه دهد

قبل از اینکه از بین صدها BPMS انتخاب کنید، مطمئن شوید که این ویژگی های ضروری را بررسی کرده اید. 👇

۱. ابزار نمودارسازی فرآیند بصری

یک ابزار طراحی فرآیند به صورت مدل سازی شده و بصری با نقاط قوت بالا که معمولاً یک فرآیند را بسیار بهتر از کدنویس یا حتی تیم فناوری اطلاعات داخلی می‌فهمد، کمک فراوانی در پیاده سازی فرایند ها می کند.

۲. طراح فرم درگ و دراپ

نرم افزار BPMS ای را انتخاب کنید که طراحی فرم ها را آسان می‌کند. ابزارهای طراحی فرم پیچیده می‌توانند کارمندان شما را از پذیرش کامل ابزار BPM شما منصرف کنند.

۳. کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات تجاری در فرم‌ها و زمینه‌ها معمولاً حساس هستند، بنابراین راه‌حلی برای BPM انتخاب کنید که از با توجه به مدیرین نقش ها و سمت ها دسترسی به اطلاعات را مدیریت می کند.

فرآیندها را با نرم افزار BPMS میراکام ساده کنید

BPMS میراکام فرآیندها را بهینه و تسریع می‌کند و کارایی را افزایش می‌دهد. این تضمین می‌کند که کار به شیوه‌ای ثابت انجام می‌شود و کارمندان بر روی کارهایی با ارزش بالاتر تمرکز می‌کنند. فرآیندها را با سهولت، طراحی و اصلاح کنید. پلتفرم ما فرآیندها را ساده می‌کند، خطاها را حذف می‌کند و در زمان و هزینه شما صرفه جویی می‌کند.

نرم افزار BPMS میراکام برای ساده سازی محاسبات طراحی شده است، بنابراین حتی غیر توسعه دهندگان نیز می‌توانند از آن استفاده کنند. این یک پلتفرم انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است که کارمندان را مشتاق نگه می‌دارد و رهبران کسب و کار را توانمند می سازد.

درخواست دمو نرم افزار bpms
اشتراک گذاری این مطلب
عضویت در خبرنامه
با عضو شدن در خبرنامه میراکام از جدیدترین مقالات باخبر شوید
این مقالات را هم بخوانید!
BPM
کاربرد نرم افزار BPMS در منابع انسانی

یکی از این راهکارهایی که موجب بهبود عملکرد و کارایی سازمان ها می شود استفاده از فناوری‌های نوین مانند نرم‌افزار  BPMS است. این نرم افزار

BPM
تفاوت بین BPM و ERP – بخش دوم

در بخش اول این مقاله در مورد تفاوت های کلی ERP و BPMS نکاتی را عنوان کردیم. در این مقاله به این موضوع به صورت

consensus
برای راه اندازی کسب و کارتان به مشاوره نیاز دارید؟
با کارشناسان ما صحبت کنید

درخواست مشاوره رایگان

telephone

021-41837330

در صورت نیاز به مشاوره می توانید فرم را تکمیل نمایید و یا با ما در ارتباط باشید.