سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) – هر آنچه که باید بدانید

اگر می‌خواهید به موفقیت پایدار برسید، باید فرآیندهای حساب شده‌ای داشته باشید. فرایند‌های بهبود یافته باعث افزایش بهره وری شده، هزینه‌ها را کنترل می‌کنند و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد..

در هر صنعتی، رقابت در حال افزایش است و تحمل بازار نسبت به اشتباهات کمتر شده است. به همین دلیل است که شرکت‌های بیشتری از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استقبال می‌کنند.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را طراحی، پیاده سازی، نظارت و بهینه سازی کنند. ارتباطات بین تیم‌ها را ساده می‌کند، ضایعات را حذف می‌کند و به طور قابل توجهی کارایی شرکت را بهبود می‌بخشد.

آیا می‌خواهید ارزش BPMS را برای شرکت تان بدانید؟ در اینجا همه چیزهایی است که باید در مورد سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار بدانید را آورده‌ایم.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

نرم افزار BPMS چیست؟ شاید این سوال خیلی از شما باشد. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک پلتفرم است که فرآیندهای کسب و کار تعریف شده را مدیریت و خودکار می‌کند. زیرساختی ایجاد می‌کند که چابکی شرکت را افزایش می‌دهد و کار را سریعتر و آسان تر می‌کند.

BPMS ابزاری ساده و شهودی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با شناسایی، مدل‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، فرآیندها را اجرا، مدیریت و بهبود بخشند. به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا داده‌ها را جمع آوری کرده و از آنها برای بهینه سازی فرآیندهای کلیدی استفاده کنند.

BPMS چگونه کار می‌کند؟

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) در چهار مرحله کار می‌کند.

مرحله ۱- کاربران سازمان فرآیندهای خود را مستند می‌کنند و اقدامات مناسب و کارآمد را برای انجام وظایف تعیین می‌کنند.

مرحله ۲- آنها فرآیندها را به صورت نمودارهای جریان ترسیم می‌کنند و مجموعه ای از قوانین را برای مدل‌سازی فرآیند ایجاد می‌کنند.

مرحله ۳- آنها فرآیندها را با اجرای مدل‌های فرآیند کسب و کار و یکپارچه سازی با یکسری اقدامات اتوماسیون می‌کنند.

مرحله ۴- آنها می‌توانند فرآیندهای جدید را با نظارت بر آنها و اعمال تغییرات به منظور بهبود مستمر در به دست آوردن نتایج مطلوب کسب و کار بهبود بخشند.

ویژگی‌های کلیدی BPMS

۱. اتوماسیون گردش کار

سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار دارای نرم‌افزار اتوماسیون داخلی هستند تا به کسب‌وکارها در تعریف، مدل سازی و خودکارسازی فرآیندها و گردش‌های کاری مشترک کمک کنند. آنها می‌توانند مسیرها و عملکردهای حیاتی را توسعه دهند و فرایند‌ها را اتوماسیون کرده تا با حداقل نظارت به کار خود ادامه دهند. این سیستم‌ها همچنین به کسب و کارها کمک می‌کنند تا به طور مداوم گلوگاه‌های فرآیند را نظارت، شناسایی و از بین ببرند.

۲. مدیریت داده‌ها

ابزارهای BPM دارای ویژگی‌های قوی و جامع مدیریت داده هستند زیرا سازمان‌ها حجم عظیمی از داده‌ها را تولید می‌کنند. آنها اطلاعات صحیح را جمع آوری می‌کنند و آن را به طور موثر مدیریت و تجزیه و تحلیل می‌کنند. کاربران می‌توانند عناصر داده و روابط بین موجودیت‌های داده را تعریف و حفظ کنند.

۳. مدل سازی گردش کار بصری

یک BPMS با یک رابط کاربر پسند به کاربران اجازه می‌دهد تا نقشه بصری گردش کار را بدون زحمت طراحی و ویرایش کنند. آنها می‌توانند نگاهی به اطلاعات مهم بیندازند و ببینند که کار در زمان واقعی چگونه پیش می‌رود. این سیستم همچنین به کاربران اجازه می‌دهد تا فرم‌ها و فرآیندهای وب را به راحتی مدل سازی کنند.

۴. تجزیه و تحلیل و گزارش

ابزارهای BPM تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند را ارائه می‌دهند. گزارش‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط هستند و داده‌هایی را درباره اقدامات، فرآیندها، وظایف و اعضای فرآیند فردی ارائه می‌دهند. گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای موجود را بهبود بخشند، انتظارات مشتری را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیش‌بینی کنند و حاشیه سود کلی را افزایش دهند.

۵. یکپارچه سازی

یک سیستم نرم افزاری وظیفه ای تعداد کمی از فرآیندها را پوشش می‌دهد. به عنوان مثال، به دست آوردن یک مشتری جدید ممکن است شامل ارائه خدمات و دریافت پول باشد. بر خلاف یک سیستم نرم افزاری وظیفه ای، فناوری BPMS باید اجرای فرآیند را در سیستم‌های مختلف هماهنگ کند تا ضمن کاهش هزینه‌ها، کارایی، خدمات و تجربه مشتری را افزایش دهد. سیستم باید با نرم افزار CRM، پلتفرم‌های HRIS/HRM و پلتفرم‌های ERP یکپارچه شود. این اجازه می‌دهد تا فرآیندها به راحتی در آن سیستم‌ها شروع و تکمیل شوند.

مزایای BPMS

۱. کارایی و بهره وری را افزایش می‌دهد

یک نرم افزار BPMS برای شرکت‌هایی که تمایل به بهبود فرآیندهای تجاری دارند ضروری است. وظایف تکراری را حذف می‌کند، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و عملکرد شرکت را بهبود می‌دهد. همچنین درک و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می‌کند. با اتصال فرآیندها، داده‌های مفیدی را برای ذینفعان فراهم می‌کند تا گردش کار را از نزدیک دنبال کنند و منابع را در صورت نیاز تخصیص دهند.

۲. چابکی کسب و کار را بهبود می‌بخشد

با BPMS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای ترکیبی ایجاد کنند که چابکی را افزایش می‌دهد و به سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار می‌شود. این سیستم گردش کار را سفارشی می‌کند تا از سازگاری آنها اطمینان حاصل کند. پاسخگویی فرآیند کسب و کار را افزایش می‌دهد و بینش عمیق تری در مورد عملیات شرکت ارائه می‌دهد.

۳. هزینه‌ها را کاهش می‌دهد

کاهش هزینه‌ها هدف مهم هر سازمانی است. هزینه‌های عملیاتی کمتر به حاشیه سود بالاتر و بودجه سازمانی بهتر تبدیل می‌شود. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرآیندها را کنترل می‌کند و مطمئن می‌شود که آنها هیچ گام غیر ضروری یا اقدامات ناخواسته‌ای انجام نمی‌دهند. کیفیت محصول را بهبود می‌بخشد، گلوگاه‌های فرآیند را از بین می‌برد و ریسک شرکت را به حداقل می‌رساند و هزینه‌های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

۴. سودآوری را افزایش می‌دهد

هنگامی که سازمان‌ها عملیات‌های ناکارآمد را حذف می‌کنند، سود بیشتری به دست می‌آورند. یک سیستم BPM تضمین می‌کند که فرآیندهای سازمانی مقرون به صرفه هستند. فرآیندهای موجود را بهبود می‌بخشد تا سازمان بتواند راه‌های بهتری برای انجام کارها پیدا کند. منابع شرکت عاقلانه تخصیص داده می‌شود و هیچ اتلافی وجود ندارد. با حذف گلوگاه‌ها، سیستم به طور قابل توجهی زمان چرخه محصول را تسریع می‌کند، زمان ورود به بازار را بهبود می‌بخشد و زمان تحویل محصول را کاهش می‌دهد و فروش و درآمد را افزایش می‌دهد.

۵. مطابقت با قوانین و دستورالعمل‌ها را تضمین می‌کند

سازمان‌ها باید با مقررات صنعت مطابقت داشته باشند و یک ابزار جامع BPM می‌تواند به شما کمک کند. انطباق با استانداردها و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. کاربران می‌توانند فرآیندها را بر روی یک پلتفرم مستند کنند و این امر امنیت را ارتقا می‌دهد. اجرای سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی نیز آسان است. شرکتی که از سیستم BPM استفاده می‌کند ایمن‌تر، سازماندهی شده‌تر و قابل اعتمادتر است.

۶. دید را افزایش می‌دهد

هنگامی که فرآیندها استاندارد می‌شوند، خطر خطای انسانی کاهش می‌یابد. تجزیه و تحلیل‌های تعبیه شده BPMS به کاربران دید بیشتری نسبت به عملکرد فرآیند می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا به سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی کنند. ابزارهای اتوماسیون سازی این پلتفرم، کارایی را افزایش می‌دهند و به کارمندان اجازه می‌دهند روی کارهایی که به تخصص و مداخلات انسانی نیاز دارد تمرکز کنند. یک دید واضح از فرآیندهای پایان به انتها، نظارت در زمان واقعی را امکان پذیر می‌کند و کارکنان را برای انجام بهتر وظایف انگیزه می‌دهد.

نمونه‌هایی از BPMS

مدیریت فرآیند (BPM) به طور سیستماتیک گردش کار و فرآیندهای سازمان را بهبود و بهینه می‌کند. برخی از نمونه‌های فرآیند کسب و کار عبارتند از:

• منابع انسانی
• تدارکات
• مالی، سرمایه گذاری
• مدیریت استراتژیک
• ورود و خروج کارکنان
• درخواست‌های مشتری
• بازاریابی و مدیریت سرنخ‌های فروش
• مدیریت پروژه

چه کسی می‌تواند از BPMS استفاده کند؟

هر سازمانی – بزرگ یا کوچک – می‌تواند از BPMS برای خودکارسازی فرآیندها و ساده کردن عملیات استفاده کند. این یک ابزار برای شرکت‌هایی که به دنبال بهبود فرآیندهای کسب و کاری خود هستند ضروری است. سیستم‌های BPM را می‌توان برای پیاده سازی فرآیند کسب و کار، بهبود فرآیند و اتوماسیون فرآیند استفاده کرد.

چرا یک BPMS برای سازمان خود انتخاب کنید؟

در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند.

فرآیندهای دستی سنتی باعث می‌شوند صاحبان کسب‌وکار زمان را بکشند و پول را بر روی عناصر بیهوده کسب‌وکارشان بسوزانند. اینجا جایی است که BPMS نقش خود را نمایان می‌سازد.

پیاده سازی BPM Suite مزایای زیادی به همراه دارد، در حالی که مهمترین آنها به شرح زیر است:

۱. ارتباطات بین تیم‌ها را تقویت کنید

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، ارتباطات داخلی را تقویت می‌کند و عملکردهای متعددی را بین کارکنان در واحدهای تجاری مختلف هماهنگ می‌کند. این به کارمندان اجازه می‌دهد تا با فراهم کردن دسترسی به داده‌هایی که برای تکمیل وظایف نیاز دارند، به راحتی اطلاعات را در بین بخش‌ها به اشتراک بگذارند.

۲. ایجاد یک فرهنگ مشارکتی

ویژگی‌های مشترک تعبیه شده در BPMS باعث می‌شود سیلوهای بخش‌ها را حذف کنید و تصمیم گیری را سرعت بخشید. این سیستم همکاری داخلی بین کارمندان و خارجی – بین سازمان، سهامداران و مشتریان را افزایش می‌دهد.

۳. فرآیندها را اصلاح و ارتقا دهید

یک سیستم BPM خوب، انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است. به راحتی با نیازهای متغیر شرکت سازگار می‌شود. سازمان‌ها می‌توانند به سرعت ناکارآمدی‌ها یا تأخیرهای فرآیندی را شناسایی و آنها را اصلاح کنند. کاربران می‌توانند چالش‌های فرآیند را شناسایی کرده و از ابزارهای مناسب برای اعمال تغییرات و افزایش کارایی استفاده کنند.

BPMS به شما کمک می‌کند تا به سرعت تغییر کنید و تجربه بهتری را برای مشتری ارائه دهید بدون هیچ چالشی.

چگونه باید BPMS را ارزیابی کنید؟

پارمترهای زیادی برای انتخاب نرم افزار BPMS مناسب باید سنجیده شود. در اینجا چند متغیر وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید.

۱. سهولت استفاده

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باید یک رابط بصری داشته باشد و استفاده از آن آسان باشد تا کارمندان بتوانند به سرعت خود را تطبیق دهند. یک پلتفرم پیچیده می‌تواند به معنای تاخیر در کار باشد زیرا کاربران زمان بیشتری را صرف یادگیری نحوه استفاده از نرم افزار می‌کنند تا کار.

۲. بازده مورد انتظار سرمایه (ROI)

تعداد کاربرانی که BPMS می‌تواند در خود جای دهد، تعداد کل فرآیندها، ویژگی‌های آن و تأثیری که بر سازمان شما خواهد داشت را بیابید. ROI را بر اساس هزینه لیسانس نرم افزار، صرفه جویی در هزینه خودکارسازی وظایف تکراری و اشتباهات نظارتی و منابع ذخیره شده تخمین بزنید.

۳. مسائلی که باید حل کنید

قبل از تصمیم گیری در مورد BPMS، به طور گسترده مشورت و تحقیق کنید. ماهیت کسب و کار خود، تعداد فرآیندهایی که دارید، محدوده پروژه و بودجه خود را در نظر بگیرید. همچنین نقاط درد خود را مشخص کنید. مشکلات را به وضوح تعریف کنید و بهترین سیستم BPM را برای حل آنها انتخاب کنید.

۴. مقیاس پذیری بالا

ابزاری را بیابید که نیازهای خاص شما را برطرف کند و به شما امکان افزایش مقیاس را بدهد. یک سیستم منعطف به شرکت شما کمک می‌کند تا با پیشرفت‌های تکنولوژیکی و شرایط متغیر بازار هماهنگ باشد و نیازهای امنیتی و استفاده شما را برآورده کند.

۵. Cloud در مقابل On-premise

نرم افزار Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می‌شود که از طریق یک مرورگر وب از هر مکانی قابل دسترسی است. جدای از قابلیت دسترسی، BPMS مبتنی بر ابر مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می‌گذارد. راه حل‌های ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می‌شوند که هزینه کمتری را برای مشتری فراهم می‌کند.

نرم افزار داخلی بر روی یک سیستم خاص نصب می‌شود. مزیت اصلی در محل این است که تمام داده‌های یک شرکت به صورت داخلی ذخیره می‌شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به آن داده‌ها می‌دهد.

مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS

موفقیت یک BPM به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی‌شود. در واقع از آنجا شروع می‌شود. با این حال، عامل اولیه‌ای که بر میزان موفقیت یک پروژه مدیریت فرآیند تأثیر می‌گذارد، پیاده سازی است. در اینجا مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS در سازمان شما آورده شده است.

مرحله ۱: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید

تیم باید شامل اعضایی از واحدهای مختلف سازمان باشد که همکارن خود را در واحدها راهنمایی کنند. آنها باید برای استفاده از پلتفرم آموزش ببینند و درک عمیقی از آنچه پروژه مستلزم آن است داشته باشند.

مرحله ۲: اندازه‌گیری عملکرد با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

معیارهای کلیدی برای اندازه گیری عبارتند از میانگین زمان هر فرآیند، زمان صرفه جویی شده در هر فرآیند خودکار، کاهش هزینه، بهره وری و اثربخشی فرآیند.

مرحله ۳: BPMS را مانند یک پروژه پیاده سازی کنید

محدوده پروژه را تعیین کنید، هزینه‌ها را مشخص کنید، مهلتی برای اجرا تعیین کنید و معیارهای موفقیت را فهرست کنید.

مرحله ۴: از یک پلتفرم BPM قابل تنظیم استفاده کنید

نه تنها برای افزایش کارایی، بلکه برای سفارشی کردن فرآیندهای خود برای حذف مراحل غیر ضروری.

مرحله ۵: چه سیستم‌هایی را نگه می‌دارید و چه سیستم‌هایی را ادغام می‌کنید.

تمام سیستم‌هایی را که شرکت شما از آن‌ها استفاده می‌کند، چه کسی و چگونه از آنها استفاده می‌کند، شناسایی کنید. درک کامل سیستم‌ها و داده‌های آن‌ها به شما کمک می‌کند تا تصمیمات دقیقی در مورد بهبود فرآیند بگیرید.

ویژگی‌های ضروری که هر سیستم BPM شایسته (BPMS) باید ارائه دهد

قبل از اینکه از بین صدها BPMS انتخاب کنید، مطمئن شوید که این ویژگی‌های ضروری را بررسی کرده اید. 👇

۱. ابزار نمودارسازی فرآیند بصری

یک ابزار طراحی فرآیند به صورت مدل سازی شده و بصری با نقاط قوت بالا که معمولاً یک فرآیند را بسیار بهتر از کدنویس یا حتی تیم فناوری اطلاعات داخلی می‌فهمد، کمک فراوانی در پیاده سازی فرایند‌ها می‌کند.

۲. طراح فرم درگ و دراپ

نرم افزار BPMS ای را انتخاب کنید که طراحی فرم‌ها را آسان می‌کند. ابزارهای طراحی فرم پیچیده می‌توانند کارمندان شما را از پذیرش کامل ابزار BPM شما منصرف کنند.

۳. کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات تجاری در فرم‌ها و زمینه‌ها معمولاً حساس هستند، بنابراین راه‌حلی برای BPM انتخاب کنید که از با توجه به مدیرین نقش‌ها و سمت‌ها دسترسی به اطلاعات را مدیریت می‌کند.

فرآیندها را با نرم افزار BPMS میراکام ساده کنید

BPMS میراکام فرآیندها را بهینه و تسریع می‌کند و کارایی را افزایش می‌دهد. این تضمین می‌کند که کار به شیوه‌ای ثابت انجام می‌شود و کارمندان بر روی کارهایی با ارزش بالاتر تمرکز می‌کنند. فرآیندها را با سهولت، طراحی و اصلاح کنید. پلتفرم ما فرآیندها را ساده می‌کند، خطاها را حذف می‌کند و در زمان و هزینه شما صرفه جویی می‌کند.

نرم افزار BPMS میراکام برای ساده سازی محاسبات طراحی شده است، بنابراین حتی غیر توسعه دهندگان نیز می‌توانند از آن استفاده کنند. این یک پلتفرم انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است که کارمندان را مشتاق نگه می‌دارد و رهبران کسب و کار را توانمند می‌سازد.