آشنایی با فرایندها: تعریف و اجزای اصلی آنها

فرایند چیست؟

به طور کلی فرایند به شیوه‌ی انجام کارها اشاره دارد، وقتی از فرایند برای انجام کاری استفاده می‌شود به این معناست که آن کار، یک روند، چارچوب و یا تعریف شفافی دارد.

فرایند چه اجزایی دارد؟

برای معرفی اجزا، ابتدا از بررسی فرایندهای یک شرکت ساختمانی شروع می‌کنیم.

این شرکت ساختمانی در ساخت پل، جاده، تونل و . . . فعالیت دارد و اغلب مهندسین این شرکت که در محل ساخت و ساز(مهندسین سایت) کار می‌کنند به تجهیزاتی مانند کامیون، خاک بردار، پمپ آب و… نیاز دارند. در این شرکت تجهیزات کمّی به صورت مالکیت تام استفاده می‌شود و بیشتر تجهیزات از تامین کنندگان متخصص اجاره گرفته می‌شود.

در این فرآیند، مهندسین فرمی به نام «درخواست اجاره تجهیزات» را تکمیل و این درخواست را با ایمیل به یکی از کارکنان در انبار ارسال می‌کنند. سپس کارمند، موجودی تجهیزات انتخابی را با تامین کنندگان بررسی می‌کند.

هنگامی که کارمند، تجهیزات مناسب را برای اجاره پیدا کرد، جزئیات تجهیزات انتخابی را به درخواست اجاره اضافه می‌کند و جهت تایید برای یکی از مهندسان امور اجرایی در انبار ارسال می‌کند.

بعد از ثبت درخواست، می‌بایست توسط مهندس امور اجرایی تایید شود، سپس کارمند یک تاییدیه به تامین کننده ارسال می‌کند و سپس در زمان مقرر، تامین کننده تجهیزات را به محل ساخت و ساز ارسال می‌کند و اگر تجهیزات توسط مهندس سایت مورد تایید بود، آنها را می‌پذیرد و در غیر این صورت، تجهیزات را مرجوع می‌کنند.

رویدادها

مثال بالا نشان می‌دهد که یک فرایند شامل تعدادی رویداد (پیشامد) و فعالیت می‌شود. رویدادها متناظرند با چیزهایی که اتفاق می‌افتند و هیچ مدتی ندارند. مثلا ورود تجهیزات به محل ساخت و ساز یک رویداد است. رویدادها می‌توانند محرک اجرای مجموعه ای از فعالیت‌ها باشند. برای مثال وقتی تجهیزات به محل ساخت و ساز می‌رسد، مهندس سایت آن را بررسی می‌کند و این بررسی یک فعالیت است.

وظیفه و فعالیت

وقتی یک فعالیت، ساده است و می‌توان آن را به عنوان یک واحد کار در نظر گرفت، آن را یک وظیفه می‌نامیم. برای مثال اگر بررسی تجهیزات توسط مهندس سایت، ساده باشد، می‌توانیم بگوییم که این فعالیت یک وظیفه است. اما اگر بررسی تجهیزات به مراحل زیادی نیاز داشته باشد (مانند بررسی اینکه تجهیزات مطابق با سفارش خرید است، بررسی اینکه تجهیزات خوب کار می‌کند و . . .) آن را یک فعالیت می‌نامیم.

تصمیم‌ گیری

یک فرایند علاوه بر رویدادها و فعالیت‌ها، شامل نقاط تصمیم گیری نیز می‌شود. یعنی نقاطی در زمان که در آن تصمیمی گرفته می‌شود که بر نحوه‌ی اجرای فرایند اثر می‌گذارد. مانند تصمیم مهندس سایت بر تایید یا عدم تایید تجهیزات ارسالی که باعث تغییر میسر فرایند می‌شود.

عامل‌ها

همچنین یک فرایند شامل چند عامل یا مجری (عامل انسانی، سازمان یا سیستم نرم افزاری)، اشیاء فیزیکی (تجهیزات، مواد یا اسناد کاغذی) و اشیاء غیر فیزیکی (اسناد الکترونیک و گزارش‌های الکترونیک) نیز می‌شود. برای مثال فرایند اجاره تجهیزات، شامل سه نوع عامل انسانی (کارمند، مهندس سایت و مهندس امور اجرایی) و دو نوع عامل سازمانی (شرکت ساختمانی و تامین کنندگان تجهیزات) می‌شود.

دستاورد

سرانجام اجرای یک فرایند منجر به یک یا چند پیامد یا دستاورد می‌شود. برای مثال فرایند اجاره تجهیزات منجر به استفاده از تجهیزات توسط شرکت ساختمانی و پرداخت به تامین کننده تجهیزات می‌گردد. ایده آل این است که یک پیامد برای عاملان دخیل در فرایند ارزش بسازد ولی در برخی موارد این ارزش حاصل نمی‌شود و یا بخشی از آن حاصل می‌شود.

میان عاملان دخیل در یک فرایند، عاملی که خروجی فرایند را مصرف می‌کند نقش ویژه ای بازی می‌کند. یعنی نقش مشتری در فرایند اجاره تجهیزات را مهندس سایت دارد و رضایت مهندس سایت از تجهیزات، مثبت یا منفی بودن پیامد را مشخص می‌کند.

فرایند کسب و کار

با توجه به موارد بالا، می‌توانیم یک فرایند کسب و کار را اینگونه هم تعریف کنیم: «مجموعه‌ای از رویدادها، فعالیت‌ها و نقاط تصمیم به هم وابسته که شامل تعدادی عامل و اشیاء هستند که به همراه هم منجر به پیامدی می‌شوند که حداقل برای یک مشتری ارزش ایجاد می‌کنند»