چک لیست پیاده سازی ۱۰ مرحله ای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

به عنوان کارشناس مدیریت فرآیند یا کارشناس فناوری اطلاعات، یکی از وظایف اصلی که به ارث برده‌اید، راه‌اندازی و اجرای مدیریت فرآیند کسب‌ و کار (BPM) است. این پروژه مدت زیادی است که به طول انجامیده و مدیریت به شدت نگران است. آن‌ها می‌خواهند نتایج را سریع لمس کنند، اما شما به عنوان مدیر پروژه می‌خواهید این پروژه تا حد امکان بی نقص باشد.

اجرای موثر BPM نیاز به فکر و تلاش زیادی دارد. عجله در آن منجر به نرخ پایین پذیرش، ناکارآمدی و آشفتگی در سازمان خواهد شد. اجرای سریع BPM می‌تواند امور مهم شرکت را به تاخیر بیندازد، با سیستم‌های موجود تداخل داشته باشد و منابع شرکت شما را تضعیف کند.

در اینجا یک چک لیست ۱۰ مرحله ای پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار برای شما آورده ایم:

۱. نرم افزار BPM خود را هوشمندانه انتخاب کنید

قبل از شروع پیاده سازی فرآیندها، مطمئن شوید که روی یک پایه خوب بنا می‌کنید. بازار با ابزارهایBPM و اتوماسیون، بیش از حد اشباع شده است. مطمئن شوید که ابزار BPM شما دارای تمام ویژگی‌های مهم BPM است.

برخی از ابزارهای BPM برای ارائه قابلیت‌های توسعه برنامه و ساخت سیستم‌های خاص منظوره طراحی شده‌اند، در حالی که بسیاری دیگر برای مشاهده و ردیابی فرآیند ساخته شده‌اند. به دنبال راه حلی باشید که همه اعضای تیم بتوانند از آن استفاده کنند. انتخاب یک BPM با کاربری آسان می‌تواند شما را از استخدام مشاوران گران قیمت برای عیب یابی مسائل یکپارچه سازی و عملیاتی نجات دهد.

۲. فرآیندی را برای آزمایش انتخاب کنید

در حالی که ممکن است وسوسه شوید که فرآیندی را که بیشترین خرابی را به بار می‌آورد، خودکار کنید، اولین فرآیندی که هنگام اجرای راه حل BPM خودکار می‌کنید، باید مدیریت آن کمی ساده تر باشد و خطرات آن کمتر باشد.

تا زمانی که تیم شما تا حد زیادی با ابزار BPM راحت نیستند، از اجرای آن در فرآیندهای حیاتی خودداری کنید. ابتدا آن را روی فرآیندهای کوچکی مانند درخواست خرید، بازپرداخت هزینه ماموریت یا سایر پروژه‌هایی که به راحتی قابل مدیریت هستند، آزمایش کنید. هنگامی که صاحبان فرآیند در مورد کنترل بهتر BPM اعتماد به نفس پیدا کردند، به آرامی گردش کار را برای گنجاندن پروژه‌های بزرگ افزایش دهید.

۳. مالک فرآیند را شناسایی کنید

هنگام شروع پیاده سازی یک نرم افزار جدید، به زودی این کار به محل مناقشه برای همه تیم‌ها تبدیل می شود. اگر کسی برای مدیریت فرآیند پیاده سازی و عملیات BPM مأموریتی نداشته باشد، همه انگشت خود را به سمت یکدیگر نشانه می‌روند.

برای پیاده سازی BPM، ضروری است که صاحب فرآیند را شناسایی کنید، بسته به بزرگی و کوچکی فرایند و میزان اهمیت آن معمولاً رهبر کسب و کار یا مسئول فرآیند. این شخص مسئول عملکرد روان و سازماندهی فرآیند و داده‌ها است.

با صاحب فرآیند بنشینید و در مورد وضعیت فعلی فرآیند و آنچه که او ممکن است از اتوماسیون به دنبال آن باشد صحبت کنید.

۴. تعیین معیارها

اگر هیچ هدف سازمانی مرتبط با اجرای BPM نداشته باشید، این یک تلاش بی هدف و اتلاف منابع خواهد بود. قبل از شروع هر جریان کاری، «چرای» خودکارسازی فرآیند خود را در ذهن داشته باشید. برخی از جریان‌های کاری برای کاهش زمان و هزینه‌ طراحی شده‌اند، فرآیندهای دیگر برای ردیابی بهتر یا خلاص شدن از شر مسیرهای کاغذی تنظیم شده‌اند.

مهمترین اولویت را در یک گردش کار شناسایی کنید و سعی نکنید به یکباره به چندین هدف دست یابید. یک گردش کار را به هدف خاصی که می‌خواهید به آن برسید و در چارچوب زمانی که می‌خواهید به آن دست پیدا کنید، گره بزنید.

با درک داده‌های فرآیندهای قبلی مانند ایمیل، تماس‌های تلفنی یا چت شروع کنید. در مورد زمان بهینه برای اتمام هر کار در شرایط عادی شفاف باشید و از آن اطلاعات برای تعیین اهداف معقول برای نرم افزار BPM استفاده کنید.

۵. نمودار گردش کار

یکی از نکات کلیدی در هر پیاده سازی BPM این است که بنشینید و نموداری را که گردش کار به نظر می‌رسد رسم کنید. با یک تکه کاغذ ساده به جای نرم افزار شروع کنید. همه صاحبان فرآیند برای توصیف روش ایده آل فرآیند باید حاضر شوند و نموداری از آن ترسیم کنند.

با سایر افراد نزدیک به فرآیند صحبت کنید و از نحوه مدیریت وظایف در گذشته بپرسید. مهم است که تاریخچه یک فرآیند و هر تغییر بزرگی را که طی کرده اند درک کنید، نه اینکه تصمیمات خود را بر اساس فرضیات قرار دهید.

معمولاً در این مرحله است که مالک فرآیند وظایف اضافی را شناسایی می‌کند و تشخیص می دهد چه مواردی را می توان اتوماسیون کرد. بعضی از کارها که زمانی یک وظیفه بود را می‌توان با یک مرحله خودکار سازی حذف کرد.

فرآیند را به حداقل برسانید تا دردسرهای فرآیندهای دستی به سیستم وارد نشود. هرچه مسیر فرآیند کوتاه‌تر باشد، شانس موفقیت BPM بیشتر می‌شود.

۶. همه را درگیر کنید

یک سیستم BPM توسط دو گروه اجرا می‌شود:

مدیران فنی که می‌دانند چگونه از نرم افزار BPM استفاده کنند.
صاحبان فرایند یا کسب و کار که می‌دانند فرآیند چگونه باید اجرا شود
به منظور تشویق همکاری در نرم افزار BPM، همه ذینفعان را در مراحل اولیه درگیر کنید. با هر یک از صاحبان وظیفه ملاقات کنید و بدانید که او به چه داده‌هایی نیاز دارد. برای درک نقاط درد از کاربران نهایی بازخورد دریافت کنید.

۷. گردش کار BPM خود را قبل از اجرا تست کنید

بهترین راه برای درک تأثیر BPM بر فرآیند کسب و کار بدون تداخل در فرآیندهای جاری، اجرای آن در یک محیط آزمایشی است. از این فرصت برای آموزش افراد با ویژگی‌های نرم‌افزار BPM با ریسک کمتر استفاده کنید.

یک سیستم BPM هنگام اجرا باید بخش عمده ای از منطق کسب و کار را بررسی کند و مرحله آرمایش می‌تواند به شما کمک کند تا زمان اجرای واقعی سیستم، ظرفیت آن برای مدیریت بارهای کاری فرآیند، چابکی و خروجی را مشخص کنید. پس از موفقیت اولیه، پروژه‌های بزرگتر که نیاز به کنترل‌های خاص دارند را می‌توان پس از این فرآیندها مدل کرد.

۸. آماده تغییر باشید

متدولوژی BPM که به طور سنتی ساخته شده است، بر ساختار و استحکام سیستم تمرکز دارد، به همین دلیل است که تنها متخصصین فناوری اطلاعات قادر به ایجاد تغییرات در آن بودند.

با پذیرش سریع محاسبات ابری و نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS)، امروزه کسب‌وکارها به یک نرم‌افزار BPM نیاز دارند که به خوبی با سیستم موجود آنها هماهنگ باشد و بتوان آن را برای یکپارچگی بهتر تنظیم کرد. یک راه حل BPM سازگار با منابع و منعطف را انتخاب کنید که ارزش بیشتری به فرآیندهای جاری شما می‌افزاید.

۹. آموزش کاربران

موفقیت اجرای BPM شما تا حد زیادی به نحوه تعامل افراد درگیر در فرآیند با سیستم بستگی دارد. BPM از هر شرکت کننده ای می‌خواهد که نسبت به فرآیندی که در حال انجام است پاسخگو باشد و بهترین راه برای دستیابی به این هدف، مربی گری کارکنان است.

برای این کار یک کارگاه آموزشی در مورد مبانی نرم افزار BPM، منطق پشت اجرای آن و نتایج مورد انتظار برگزار کنید.

۱۰. اندازه گیری و تنظیم

اگر ROI (بازگشت سرمایه) راه حل نرم افزاری BPM را اندازه گیری نکنید، هرگز متوجه نخواهید شد که آیا اتوماسیون فرایند در تحقق اهداف موثر بوده است یا خیر. نقش اندازه‌گیری و بهبود فرآیند باید به عهده مالک فرآیند باشد اما به‌عنوان مدیر سیستم، باید تا آنجا که می‌توانید از آن پشتیبانی کنید.

معمولاً اندازه‌گیری تاثیر عملکرد راه‌حل‌های نرم‌افزار BPM سخت است زیرا داده‌های آن‌ها در مقایسه با منابع دیگر در یک سازمان مبهم‌تر است. اما اگر نوع خاصی از داده‌ها را مشخص کنید که می‌خواهید به آن نگاه کنید، می‌توانید از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای تجزیه و بهبود آنها استفاده کنید.

اگر می‌بینید که اهداف به درستی برآورده نمی‌شوند، BPM را دوباره مهندسی کنید تا اهداف مورد انتظار را مشخص کنید. مدتی طول می‌کشد تا هر ابزار BPM تکامل یابد و به خوبی با فرآیندهای سازمانی سازگار شود. تا آن زمان، باید سیستم را اصلاح کنید و تکرار کنید تا از آن حداکثر استفاده را ببرید.

پیاده سازی BPM می‌تواند بسیار طولانی و پیچیده باشد و افراد زیادی را درگیر کند. با این حال، زمانی که به درستی با استفاده از یک سیستم BPM که انسان محور است، انجام شود، اجرای BPM شما موفقیت بزرگی خواهد داشت. به یاد داشته باشید که کارها را آهسته و مستمر پیش ببرید و مسیر را به تدریج برای یک فرآیند و سپس فرایندهای آتی برنامه ریزی کنید و به سیستم اجازه دهید مدیریت فرایندها را در دست بگیرد.

فرآیندها را با نرم افزار BPMS میراکام ساده کنید

BPMS میراکام فرآیندها را بهینه و تسریع می‌کند و کارایی را افزایش می‌دهد. این تضمین می‌کند که کار به شیوه‌ای درست انجام شود و کارمندان بر روی کارهایی با ارزش بالاتر تمرکز کنند. فرآیندها را با سهولت، طراحی و اصلاح کنید. این سیستم فرآیندها را ساده می‌کند، خطاها را حذف می‌کند و در زمان و هزینه شما صرفه جویی می‌کند.

نرم افزار BPMS میراکام برای اتوماتیک کردن محاسبات طراحی شده است و حتی افراد غیر متخصص نیز می‌توانند از آن استفاده کنند. یک سیستم انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است که عملیات بین کارکنان را شفاف می کند و رهبران کسب و کار را به یک بازوی توانمند مجهز می سازد.