در بخش اول این مقاله در مورد تفاوت‌های کلی ERP و BPMS نکاتی را عنوان کردیم. در این مقاله به این موضوع به صورت تشریحی تر خواهیم پرداخت .
پروژه‌های تحول دیجیتال برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار حیاتی هستند، اما با گزینه‌های موجود در بازار، تشخیص اینکه چه ابزاری برای نیازهای شما مناسب است دشوار است.
به عنوان مثال بهره‌وری کسب و کار را در نظر بگیرید. ممکن است برای انتخاب بین مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و نرم افزار مدیریت منابع سازمانی (ERP) مشکل داشته باشید.
در این مقاله، ما قصد داریم تفاوت‌های بین این دو راه‌حل را برای کمک به شما در تصمیم‌گیری درست بیان کنیم.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار یک راه حل نرم افزاری است که مدیریت فرآیندهای شرکت شما را بهبود می‌بخشد. هدف این ابزار بهبود عملکرد شرکت با تسهیل هماهنگی بهتر بین جریان‌های کاربر، ماشین‌ها و سیستم‌ها است.
سپس به تجزیه و تحلیل مبادلات، وظایف، زمان اجرا و اعتبار سنجی می‌پردازد. استفاده از BPM مزایای زیادی برای شرکت‌ها دارد. به لطف این راه حل، بهبود ارتباطات در طی فرآیندهای مختلف و کاهش خطاهای انسانی در حین اجرای وظایف امکان پذیر است. BPM همچنین برای خودکارسازی کارهای تکراری و افزایش سرعت اجرای آنها پیاده سازی شده است.
کسب اطلاعات بیشتر: نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) چیست؟
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
نرم افزار ERP برای مدیریت فعالیت‌های روزانه یک کسب و کار از جمله HR، CRM، حسابداری، امور مالی، تدارکات، زنجیره تامین و مدیریت پروژه استفاده می‌شود. یک سیستم کامل ERP شامل نرم افزار Enterprise Resource Management است که به برنامه ریزی، پیش بینی و گزارش نتایج مالی سازمان کمک می‌کند. ERP یک نمای کلی از فعالیت شرکت ارائه می‌دهد و بهینه سازی فرآیند و تمرکز داده‌ها را امکان پذیر می‌کند. هنگامی که ERP اطلاعات را از چندین ابزار جمع آوری می‌کند، می‌تواند اطلاعات تکراری را حذف کند تا قابلیت اطمینان داده‌ها را بهبود بخشد. علاوه بر این، فرآیندها یکپارچه هستند و امکان تنظیم گردش کار تا حدودی وجود دارد. در نهایت، با یک راه حل ERP، امکان ارجاع جداول یا نمودارها برای برجسته کردن شاخص‌های کلیدی وجود دارد.
BPM و ERP چه تفاوت‌هایی دارند؟
اگرچه به نظر می‌رسد راه حل‌های BPM و ERP هدف یکسانی دارند، اما تفاوت‌های زیادی با هم دارند مانند سیستم اطلاعات و عملکرد آنها.
ویژگی‌های BPM و ERP
| ERP | BPM |
|---|---|
| یکپارچه‌سازی | اتوماسیون |
| مدیریت موجودی | تولید |
| منابع انسانی | حسابداری |
| هوش تجاری | مقیاس‌پذیری |
در مورد سیستم اطلاعاتی، باید بدانید که یک ابزار ERP داده‌های یک شرکت را به منظور تشکیل یک پایگاه داده واحد متمرکز می‌کند و باعث دسترسی آسانتر به داده‌ها می‌شود. به نوبه خود، BPM به جریان‌های داده تولید شده توسط هر فرایند تجاری شرکت می‌پردازد. بنابراین، نقش BPM استانداردسازی داده‌ها مانند ERP نیست، بلکه تسهیل انتقال آن در یک سازمان است.
توجه داشته باشید که یک ERP تمام فرآیندهای تجاری یک شرکت را در نظر می‌گیرد. یک ERP اطمینان حاصل می‌کند که داده‌های مربوطه را در جایی که مورد نیاز است یکپارچه کند تا همه بخش‌های شرکت بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. هدف یک ERP ساده کردن جریان اطلاعات بین تمام سیستم‌هایی است که در خود جای داده است. در مورد BPM، با نظارت بر نحوه گسترش هر فرآیند به صورت گام به گام، بیشتر بر روی انسجام بین کاربران و تمام سیستم‌ها ( اعم از سیستم‌هایی که در ERP وجود دارد و سیستم‌هایی که در ERP وجود ندارد) تمرکز می‌کند.
در نتیجه، ماژول ارائه شده توسط یک ERP و یک BPM متفاوت است. یک ERP فعالیت‌های یک شرکت را یکپارچه می‌کند، در حالی که هدف BPM هماهنگ کردن فرآیندهای تجاری از طریق ساده کردن آنها و خودکار کردن وظایف تکراری است.
چگونه ERP و BPM می‌توانند با هم کار کنند؟
یکی از نمونه‌های روشی که نرم‌افزار BPM می‌تواند در کنار ERP کار کند، فرآیند صورت‌حساب فروشنده است. اگر شرکتی از نرم‌افزار BPM استفاده می‌کند، می‌تواند درگاهی برای ارسال فاکتور در اختیار فروشنده قرار دهد و اطمینان حاصل کند که تمام داده‌های لازم در مرحله اول جمع‌آوری شده است. از آنجایی که نرم افزار BPM شرکت با ERP یکپارچه شده است، کاربران نرم افزار BPM می‌توانند جزئیات فروشنده را از نرم افزار ERP تأیید کنند، مانند فاکتورهای باز و شرایط پرداخت. سپس کاربران می‌توانند بر اساس اطلاعات فاکتور، مانند نوع کالا یا مبلغ فاکتور، فاکتور را به بخش صحیح ارسال کنند.
کارمندان باید از مقررات داخلی پیروی کنند تا اطمینان حاصل شود که همه صورتحساب‌ها درست هستند و در عین حال فرآیند را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام می‌دهند تا از تأخیر در پرداخت فروشنده جلوگیری شود. نرم افزار BPM می‌تواند به این امکان کمک کند.
نرم‌افزار BPM همچنین می‌تواند به بهبود سایر فرآیندهای شرکت کمک کند، مانند انتساب گروهی از کارمندان بذای یک کار به جای یک نفر و ارجاع خودکار
به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است تغییراتی در ارتقای شغلی خود ایجاد کند که نیاز به تایید یک متخصص دارد. در شرکت‌های بزرگ، ممکن است بیش از یک متخصص بتواند تغییرات را تأیید کند در این حالت نرم‌افزار BPM می تواند همه متخصصان را به صورت موازی از تأییدیه‌های معلق مطلع کند تا تأییدیه سریع‌تر انجام شود.
علاوه بر این، ارجاع خودکار می‌تواند مفید باشد اگر یک کار خاص بیش از حد نرمال در دست یک کارمند طول می‌کشد، نرم افزار BPM می‌تواند به پیکربندی فرآیند گردش کار کمک کند تا پس از یک دوره تعیین شده، درخواست به شخص دیگری ارسال شود. به عنوان مثال، اگر پس از پنج روز هنوز تأییدیه ای در انتظار است، نرم افزار می‌تواند به طور خودکار تأییدیه را به سرپرست کارمند انتقال دهد.
